Jahresbericht 2015

78 / 104

76
VIII Personal, Haushalt, Infrastruktur
Die gemeinsame Einführung eines Enterprise-Re-
source-Planning-Systems (ERP) ist im vergangenen
Jahr 2015 weiter vorangeschritten. Im Jahr 2014
hatten sich die neun Thüringer Hochschulen für die
Einführung eines neuen ERP-Systems entschieden
und gleichzeitig darauf verständigt, diese Ablösung
in einem Gemeinschaftsprojekt durchzuführen. Hierfür
wurde im August 2014 das Thüringer ERP-Hochschul-
kompetenzzentrum an der FSU Jena gegründet, das für
die operative Leitung und Durchführung des Vorhabens
verantwortlich und dem Kanzler der FSU zugeordnet
ist. Zuständig für die fachliche Arbeit und laufenden
Geschäfte ist die Leiterin des Dezernats Finanzen und
Beschaffung, Frau Lampert-Cˇ iharˇ. Mit der Einstellung
einer Projektkoordinatorin zum 01.07.2015 und dem
Abschluss einer europaweiten Ausschreibung für die
externe Beratung zur Erarbeitung eines Lastenhefts
zur Einführung einer ERP-Software für alle Thürin-
ger Hochschulen konnte mit der fachlichen Arbeit
im Projekt im September 2015 begonnen werden.
Hierzu wurden mehrere Arbeitsgruppen innerhalb
der bestehenden Projektstrukturen gebildet, in denen
die Anforderungen an ein neues ERP-System aus
fachlicher Sicht aufgenommen wurden. Die Fachar-
beitsgruppen externes Rechnungswesen, Einkauf,
IT-Anforderungen und Leitlinien Rechnungswesen
wurden von Mitarbeiterinnen der FSU geleitet, auch
in allen übrigen Facharbeitsgruppen haben Mitarbeite-
rinnen und Mitarbeiter der Universität Jena ihr Know
How eingebracht. Die Arbeit in den Facharbeitsgrup-
pen wurde Anfang 2016 mit der Fertigstellung der
Ausschreibungsunterlagen vorläufig abgeschlossen
und wird im Zuge der Implementierungsphase (voraus-
sichtlich ab November 2016) wieder aufgenommen.
Aktuell sind hochschulübergreifende Arbeitsgruppen
zu IT-Themen (Infrastruktur, Datenmigration, Rollen/
Berechtigungen, Supportprozesse) tätig.
Im FSU-internen ERP-Projekt werden universitätsspe-
zifisch notwendige Anpassungen der vorliegenden
Aufbau- und Ablauforganisation an das ERP-System
in verschiedenen Facharbeitsgruppen analysiert und
Lösungsansätze formuliert. Im Zentrum stand 2015 die
Entwicklung einer Grobkonzeption für ein leistungsfä-
higes, den aktuellen und zukünftigen Anforderungen
entsprechendes internes Rechnungswesen (Kosten-
und Leistungsrechnung), die in 2016 in der Beauf-
tragung einer Feinkonzeption ihre Fortsetzung fand.
Mittlerweile umfasst das Team des FSU-internen
ERP-Projekts auf Grund der Aufgabenfülle drei Mit-
arbeiterinnen. Seit Anfang 2016 kann deshalb auch
verstärkt am Teilprojekt „Neuorganisation des Ein-
kaufs“ gearbeitet werden. ERP-Projekt der neun Thüringer Hochschulen
Kontakt
Kanzler
Dr. Klaus Bartholmé
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Fürstengraben 1
07743 Jena
Telefon 03641 931050