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Uni-Journal Jena04/15
FSU intern
„Neu, nützlich, notwendig“
Die FSU führt ein neues ERP-System ein
Wie viel Geld steht uns für Laboraus-
rüstung zu Verfügung? Können wir uns
im kommenden Semester eine wis-
senschaftliche Hilfskraft leisten? Und
welche Ausgaben entstehen durch
Dienstreisen zu Kongressen? Solche
und ähnliche Fragen stellen sichWissen-
schaftler überall und regelmäßig, wenn
sie Forschungsprojekte bearbeiten. An
der Friedrich-Schiller-Universität (FSU)
müssen Forscher und ihre Sekretariate
jedoch oftmals noch zusätzlichen Auf-
wand betreiben, um beim Projektma-
nagement die Übersicht zu behalten.
Aktuell und bedarfsgerecht
Den Grund dafür erläutert Kerstin
Gaida: „Das bisher in der Universität zur
Verwaltung von Haushalts- und Drittmit-
teln verwendete Berichtssystem ,Su-
perX‘ gibt zwar einen Überblick über die
insgesamt verfügbaren Haushalts- und
Drittmittel.“ Doch dieser sei weder ta-
gesaktuell noch bedarfsgerecht ausge-
staltet und nicht ohne zusätzliche Aufbe-
reitung z. B. für Verwendungsnachweise
nutzbar. „Dies führt teilweise zu einem
parallelen Vorhalten von Personal- und
Sachkosten für Planungszwecke einer-
seits und die Projektverwaltung anderer-
seits“, sagt die Projektleiterin aus dem
Dezernat Finanzen. „Super X“ sei aber
nur ein Beispiel, das deutlich mache,
dass an der FSU ein neues und moder-
nes System zur Verwaltung der Hoch-
schulressourcen notwendig sei, betont
Kerstin Gaida. Womit jeder einzelne For-
scher bei der Verwaltung seiner Finanz-
mittel zu tun habe, gelte letztlich auch für
die Grundlagen sowohl der täglichen als
auch für die strategischen Entscheidun-
gen der gesamten Universität.
Um diese Situation zu verbessern,
soll an der FSU ein neues ERP-System
eingeführt werden. Die Abkürzung ERP
steht für Enterprise Resource Planning
und bezeichnet die Aufgabe, Ressourcen
und Abläufe einer Institution bedarfsge-
recht zu planen und zu steuern. Von der
Finanzplanung und dem betrieblichen
Rechnungswesen über die Beschaffung
bis zur Personalverwaltung werden da-
bei sämtliche Geschäftsprozesse in ei-
nem ganzheitlichen System erfasst und
verarbeitet.
Das derzeit an der FSU genutzte Sys-
tem zur Finanz- und Sachmittelverwal-
tung der Hochschul-Informations-Sys-
tem e. G. (HIS e. G.) sei den heutigen
Anforderungen an eine kaufmännische
Verwaltung, Abrechnung und Steuerung
der Hochschulressourcen einfach nicht
mehr gewachsen, macht Kerstin Gaida
deutlich, die das ERP-Projekt an der FSU
leitet. „Auch die mit der Umstellung auf
die kaufmännische Buchführung neuen
Möglichkeiten und Notwendigkeiten
lassen sich damit nicht ausreichend ab-
bilden“. Daher sei langfristig eine neue
Software zum Management von Da-
ten und Ressourcen notwendig. Hinzu
komme, dass das derzeitig genutzte
HIS-System nicht mehr weiterentwickelt
wird.
Das Problem bei der Arbeit mit dem
HIS-System liege u. a. darin, dass die
verschiedenen HIS-Module in den Be-
reichen Finanzen, Personal und Stu-
dierendenverwaltung im Wesentlichen
unabhängig voneinander arbeiten und
auf ihre jeweils eigenen Datenbasen
zurückgreifen. Somit werden z. B. Stu-
dierendendaten, Personalstammdaten
und Zahlungspartnerdaten an unter-
schiedlichen Stellen parallel erfasst und
gepflegt, ohne dass eine automatisierte
Abstimmung zwischen den Systemen
erfolgt oder Daten übertragen werden.
Dabei liege es auf der Hand, dass viele
Prozesse innerhalb der Verwaltung meh-
rere Bereiche berühren. „Dann haben
wir immer wieder das Problem, dass
unterschiedliche Stellen zu unterschied-
lichen Auswertungen kommen, die
teilweise voneinander abweichen“, so
Gaida. Dies zu prüfen und gegebenen-
falls zu korrigieren, erfordere Tag für Tag
zusätzlichen Arbeitsaufwand, der wenig
effizient sei und zudem die Mitarbeiter
unnötig belaste. Überhaupt sei derzeit
die viele Handarbeit für Berichte und In-
formationen der „Zeitfresser“ Nummer
eins, dem es mit einem neuen System
an den Kragen gehen soll.
Gemeinsame Datenbasis
Als „neu, nützlich und notwendig“,
hatten daher auch Uni-Präsident Prof.
Dr. Walter Rosenthal und der Kanzler
Dr. Klaus Bartholmé die Einführung des
ERP-Systems an der FSU während der
Auftaktveranstaltung am 6. Februar in
der Aula bezeichnet. Von der Umstellung
auf ein einheitliches System verspreche
man sich eine universitätsweite Verwal-
tung von Geschäftsprozessen, die auf
einer gemeinsamen Datenbasis beruht
und so einen schnellen und tagesaktu-
ellen Zugriff auf Daten für alle Verwal-
tungsbereiche sowie die Fakultäten
möglich macht. „Insgesamt werden wir
Verwaltungsvorgänge wesentlich effizi-
enter bearbeiten können, da manuelles
Nacharbeiten überflüssig sein wird und
z. B. Berichte und Auswertungen stan-
dardisiert und automatisiert erstellt wer-
den können“, sagt Kerstin Gaida.
Die Umstellung auf die Ressourcen-
verwaltung für alle und alles ist jedoch
nicht von heute auf morgen zu schaf-
fen. Das Projektteam hat sich zum Ziel
gesetzt, zu Jahresbeginn 2018 die bis-
herige Software durch ein neues ERP-
System abzulösen. Bis dahin ist viel
zu tun: „In einer ersten Phase, die bis
Mitte 2016 läuft, werden verschiedene
Vorprojekte umgesetzt, in denen es bei-
spielsweise darum geht, Leitlinien zu
entwickeln, konkrete Module auszuwäh-
len und an die Situation und den Bedarf
der FSU anzupassen“, erläutert Prof. Dr.
Eva Schmitt-Rodermund (siehe auch In-
terview S. 51). Allerdings sei völlig klar,
dass es auch Veränderungen bei den
„ERP“–diese
Abkürzungsteht
fürEnterpriseRe-
sourcePlanning
undbezeichnetdie
Aufgabe,Ressourcen
undAbläufeeiner
Institutionbedarfs-
gerechtzuplanen
undzusteuern.Die
FSUführteinneues
ERP-Systemein.
Foto:Kasper