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Uni-Journal Jena04/15
FSU intern
bisherigen Arbeitsabläufen geben wird.
Ein ERP-System zu beschaffen, das die
Prozesse vollständig eins zu eins ab-
bilde, sei weder sinnvoll noch dauerhaft
finanzierbar. Hier sollten auch Erfahrun-
gen anderer Universitäten genutzt wer-
den. Die Studiendezernentin und stell-
vertretende Kanzlerin ist Mitglied in der
Steuerungsgruppe des ERP-Projekts und
zuständig für das Kommunikations- und
Veränderungsmanagement.
Das neue ERP-System führt die FSU
dabei nicht im Alleingang ein. Im Okto-
ber 2012 haben die Kanzlerinnen und
Kanzler aller Thüringer Hochschulen
übereinstimmend den Ausstieg aus dem
HIS-System zur Finanz- und Sachmittel-
verwaltung und die Einführung eines
ERP-Systems thüringenweit als Gemein-
schaftsprojekt beschlossen. Damit folgt
Thüringen der bundesweiten Entwick-
lung hinsichtlich der Einführung derarti-
ger integrierter Systeme. Inzwischen ist
ein ERP-Hochschulkompetenzzentrum
für den Freistaat gegründet worden,
welches mit Sitz an der FSU dem Kanz-
ler zugeordnet ist.
Ein landesweit koordiniertes Vorgehen
bei der Umstellung auf das neue Sys-
tem biete klare Vorteile, unterstreicht
Kerstin Gaida. Durch gemeinsam defi-
nierte Standards und Anforderungen an
die einzuführende Software lasse sich
nicht nur das bestmögliche System für
alle Hochschulen finden. „Es hat auch
finanzielle Vorzüge, da wir als Einkaufs-
gemeinschaft z. B. die Einführungs-,
Lizenz- und Beratungskosten und die
Kosten für die laufenden Anpassungen
besser aushandeln können.“ Auch seien
Synergien durch den hochschulüber-
greifenden Austausch und gemeinsam
genutztes Know-how bei der Einführung
der neuen Software zu erwarten.
Das Gesamtvorhaben wird sowohl auf
Landes- wie auf Universitätsebene von
externen und internen Beratern beglei-
tet. An der FSU werden Projektleiterin
Gaida und ihre Stellvertreterin, Dezer-
nentin Kathrin Lampert-
Č
iha
ř
, durch
eine interne Steuerungsgruppe unter-
stützt, der unter dem Vorsitz des Kanz-
lers, Dr. Klaus Bartholmé, derzeit zehn
Mitglieder aus Universitätsleitung und
-verwaltung sowie Fachleute aus den
Fakultäten angehören. Kerstin Gaida und
Kathrin Lampert-
Č
iha
ř
wiederum stehen
in engem Austausch zur Projektleitung
auf Landesebene, der auch Dr. Klaus
Bartholmé angehört.
US
An Änderungen kommen wir nicht vorbei
Eva Schmitt-Rodermund ist Ansprechpartnerin zum ERP-Projekt der FSU
Die Studiendezernentin und Vizekanz-
lerin ist Mitglied der Steuerungsgruppe
zum Enterprise-Resource-Planning-Pro-
jekt (ERP-Projekt) der FSU und zuständig
für das Kommunikations- und Verände-
rungsmanagement im Projekt. Im „Uni-
Journal“-Interview berichtet Prof. Dr.
Eva Schmitt-Rodermund über die aktu-
ellen Entwicklungen und Fortschritte bei
der Einführung des ERP-Systems an der
FSU und steht in ihrer Rolle als Verände-
rungsmanagerin als Ansprechpartnerin
allen Uni-Angehörigen zur Verfügung.
Am 6. Februar konnten sich Uni-Mitar-
beiterinnen und -Mitarbeiter während
der Auftakt-Veranstaltung in der Aula
zum ERP-Projekt an der FSU informie-
ren.Was ist seither passiert?
Seit dem offiziellen Starttermin am 6.
Februar hat sich bereits einiges getan:
So gibt es im Bereich der Kosten- und
Leistungsrechnung inzwischen konkrete
Überlegungen zur Ausgestaltung, eine
Arbeitsgruppe ist dazu aktiv. Dabei geht
es zunächst einmal darum zu klären, wie
unser künftiges Kostenstellensystem
sinnvoll strukturiert sein soll. Weitere
Arbeitsgruppen und Vorprojekte sind
gestartet.
Zum Beispiel?
Zum Beispiel werden derzeit in allen
Bereichen der Verwaltung kritische Pro-
zesse erfragt: Wir wollen wissen, „wo
es klemmt“. Ziel ist es, diesen Prozessen
bei einer Neustrukturierung besondere
Aufmerksamkeit zu widmen und sie zu
verbessern. Vor allem geht es aber in
übergeordneten und strategischen Fra-
gen voran. Die Steuerungsgruppe der
FSU hat sich darüber verständigt, dass
ein eigenständiges „vor sich hin suchen“
nach Verbesserungsmöglichkeiten mit
dem Ergebnis einer dann wieder hoch
individuellen Universitätslösung kaum
von Erfolg gekrönt sein wird. Insoweit
empfehlen wir, das Ganze vom Kopf auf
die Füße zu stellen und mit Vorlagen und
Erfahrungen anderer vergleichbarer Uni-
versitäten oder möglicher Anbieter zu
arbeiten.
Wie wird das gemacht?
ERP läuft ja an anderen Standorten
auch, und wir wollen schauen, welche
Standardprozesse an anderen Hoch-
schulen genutzt werden, um herauszu-
finden, was davon zu uns passen würde.
Nicht nur, dass wir uns dann kein eige-
nes Schloss Neuschwanstein ausdenken
müssen, wenn wir eigentlich in weiten
Teilen doch nur ein Fertighaus brauchen.
Wir haben es auch thüringenweit einfa-
cher, zu einer im Kern gemeinsamen
Variante von ERP zu kommen, was uns
sowohl das Finanz- als auch das Wis-
senschaftsministerium ins Stammbuch
geschrieben haben.
Wie wollen Sie die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter der FSU einbeziehen,
die letztendlich die Reform umsetzen
müssen?
Sobald Referenzmodelle oder Vorla-
gen auf dem Tisch liegen, sind die Mit-
arbeiterinnen und Mitarbeiter der Uni-
versität gefragt. Sie sollen sich dann die
Vorschläge ansehen und ih-
ren fachkundigen Rat geben,
was davon für uns eine gute
Marschrichtung darstellt und
was wir so nicht übernehmen
können. Damit wird die Pro-
jektarbeit für die betroffenen
Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter deutlich konkreter.
Und für alle anderen?
Alle Uni-Angehörigen, von
den Sekretariaten bis zu den
Hochschullehrern, von den
Angestellten in der Verwal-
tung bis zum Mitarbeiter im
Rechenzentrum, können sich mit Ideen
und Anregungen, aber gerne auch mit
Sorgen und Ärger in Sachen ERP an
mich persönlich wenden. Ich stehe als
direkte Ansprechpartnerin der ERP-
Steuerungsgruppe zur Verfügung. Einige
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben
auch schon signalisiert, dass sie gern in
konkreteren Arbeitsrunden mitmachen
würden. Das möchte ich ausdrücklich
unterstützen. DennTatsache ist, an einer
Reform unseres Ressourcenmanage-
mentsystems kommen wir nicht vorbei.
Und jeder, der das Ergebnis der Reform
mitgestalten möchte, ist herzlich dazu
eingeladen sich zu engagieren.
Diskutieren Sie mit! Sie erreichen
Eva Schmitt-Rodermund unter erp-
projekt@uni-jena.de. Über aktuelle
Entwicklungen zum ERP-Projekt wird
auch regelmäßig im Uni-Journal Jena
informiert.
Kommunikations-
undVeränderungs-
managerinimERP-
Projekt:apl.Prof.Dr.
EvaSchmitt-Roder-
mund.
Foto:Günther